Privacybeleid

MyFMS, gevestigd aan Vlierweg 38a, 3991 BD Houten, is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens binnen het MyFMS-product zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Versie 1.5
5 september 2024

Contactgegevens

www.myfms.com
Vlierweg 38a
3991 BD Houten
+31 30 635 5700

Persoonsgegevens die wij verwerken

Micpoint B.V. verwerkt uw persoonlijke gegevens omdat u onze diensten gebruikt en/of aan ons verstrekt. We verwerken de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Locatiegegevens

Gevoelige persoonsgegevens die we verwerken

Onze website en/of dienst is niet bedoeld om gegevens te verzamelen van bezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van een ouder of voogd. We kunnen echter niet verifiëren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar.

Wij adviseren ouders daarom om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om te voorkomen dat gegevens zonder ouderlijke toestemming worden verzameld.

Als u denkt dat wij persoonlijke gegevens van een minderjarige hebben verzameld zonder dergelijke toestemming, neem dan contact met ons op via info@micpoint.nl en wij zullen deze informatie verwijderen.

Doel en juridische basis voor de verwerking van persoonsgegevens

MyFMS verwerkt uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• Gegevens verwerken voor reisregistratie
• Gegevens verwerken om alarmmeldingen op te volgen
• We nemen contact met je op via telefoon of e-mail wanneer nodig om onze diensten te leveren
• Het versturen van nieuwsbrieven en/of promotiemateriaal
• U informeren over wijzigingen in onze diensten en producten

Geautomatiseerde besluitvorming

MyFMS neemt geen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerking die aanzienlijke gevolgen voor individuen kan hebben.

Dit zijn beslissingen die worden genomen door computerprogramma’s of systemen zonder menselijke tussenkomst (bijvoorbeeld een medewerker van Micpoint B.V.).

MyFMS gebruikt de volgende systemen:
MyFMS, voor het registreren van reizen van individuele gebruikers binnen een organisatie die gemachtigd zijn om in te loggen met hun e-mailadres.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens

MyFMS bewaart uw persoonlijke gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld te bereiken. Wij passen de volgende bewaartermijnen toe voor verschillende categorieën persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker in het systeem te identificeren en te garanderen dat rapporten de juiste eigendomsgegevens bevatten. De retentieperiode is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

Adres
Het adres wordt alleen opgeslagen als de organisatie de module “Time Management” gebruikt. Het wordt gebruikt om te bepalen of een reis als woon-werkverkeer telt. De retentieperiode is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

Telefoonnummer
Het opgeven van een telefoonnummer is optioneel. Het wordt alleen gebruikt voor het gemak van de beheerder om indien nodig contact op te nemen met de gebruiker (werknemer). De retentieperiode is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

E-mailadres
Het e-mailadres is vereist om de identiteit van de gebruiker te verifiëren bij het inloggen op het platform. De retentieperiode is maximaal 2 jaar na beëindiging van het contract.

IP-adres
Het IP-adres wordt opgeslagen voor beveiligingsdoeleinden, specifiek voor IP-whitelisting en om te bepalen of een gebruiker vanuit meerdere apparaten op een account inlogt. De retentieperiode is maximaal 6 maanden.

Locatiegegevens
Locatiegegevens zijn nodig om reizen te genereren op basis van coördinaten en om aan te tonen waar een gebruiker is gereisd. Reisgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard, in overeenstemming met de wettelijke bewaarperiode voor belastinggerelateerde reizen.

Analytische gegevens
De analytische gegevens worden verzameld door Google Analytics en worden 26 maanden bewaard voor analyse en optimalisatie van onze website.

Cookies of vergelijkbare technologieën die we gebruiken

MyFMS gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone wanneer u deze website voor het eerst bezoekt.

De cookies die we gebruiken zijn noodzakelijk voor de juiste werking van de website en voor uw gebruikerservaring. Zij zorgen ervoor dat de website correct werkt en onthouden je voorkeuren. We gebruiken ze ook om onze website te optimaliseren.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat je stopt met het opslaan van cookies. Je kunt ook eerder opgeslagen gegevens verwijderen via je browserinstellingen.

Toegang krijgen, wijzigen of verwijderen van uw gegevens

U heeft het recht om toegang te krijgen, uw persoonlijke gegevens te corrigeren of te verwijderen. Je kunt dit doen via je accountinstellingen.

U heeft ook het recht om uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en gegevensportabiliteit aan te vragen. Dit betekent dat u kunt verzoeken dat wij uw persoonlijke gegevens in een digitaal bestand naar u of een andere organisatie naar uw keuze sturen.

Om van deze rechten gebruik te maken of als u vragen heeft over gegevensverwerking, kunt u een verzoek sturen naar info@micpoint.nl.

Om uw identiteit te verifiëren, kunnen we u vragen een kopie van uw ID te overleggen. Zwart alstublieft uw foto, MRZ (machineleesbare zone), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) om uw privacy te beschermen.

Micpoint B.V. zal zo snel mogelijk reageren, en uiterlijk vier weken. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Gegevensbescherming via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beschermen

MyFMS neemt de bescherming van uw gegevens serieus en voert passende maatregelen in om misbruik, verlies, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen.

Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of misbruik vermoeden, neem dan contact op met ons supportteam via:
support@myfms.com

Contactgegevens Privacyfunctionaris

Frank Leemkuil (directeur) is de Privacy Officer van Micpoint B.V.
Je kunt contact met hem opnemen via:
privacy@micpoint.nl

Persoonlijke gegevens delen met derden

Micpoint B.V. deelt persoonsgegevens met derden alleen wanneer dit nodig is om onze overeenkomst met u uit te voeren of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.