Wageningen University & Research

Wagenparkbeheer beheersbaar maken‍

‘In november 2022 ben ik gevraagd om het proces rondom de rittenregistratie van de eigen bedrijfsvoertuigen inzichtelijk te maken en te stroomlijnen. Alle gegevens werden eerst decentraal vastgelegd. Dat is al een tijd terug gedigitaliseerd in een centraal systeem, MyFMS. Alleen zit iedere beheerder wel op een andere locatie, op 9 verschillende plekken in Nederland en op twaalf  verschillende plekken op de campus, en is het wagenpark natuurlijk in beweging.’

De IT-afdeling van Wageningen University & Research en Micpoint zijn continu bezig met ontwikkelingen. Daarnaast hebben de afdelingen Centraal HR en Centraal Financiën gesprekken met de Belastingdienst omtrent de regels van de rittenregistratie. Hoe houd je alle werknemers  geïnformeerd en daarmee het wagenparkbeheer beheersbaar? Centrale communicatie blijkt het sleutelwoord om deze groepen samen te brengen en dit proces op orde te krijgen met elkaar. Recentelijk is er opnieuw gekeken naar waar beheerders en gebruikers mee geholpen kunnen worden in de praktijk om alles goed op orde te hebben en houden.

Vanaf maart 2023 is het Team Wagenparkbeheer van WUR bij elkaar gebracht, bestaande uit dertig beheerders, waarvan vijf hoofdbeheerders en de ondersteunende afdelingen IT, Servicedesk Facilities, HR en Finance. Momenteel zijn 663 gebruikers van diverse afdelingen toegevoegd aan MyFMS, die vooral goederen vervoer nodig hebben om zich te verplaatsen voor het veldonderzoek inde buitengebieden en de werkzaamheden op en om de campus. ‘Als centrale contactpersoon verzorg ik de communicatie naar deze ondersteunende afdelingen en de wagenparkbeheerders en gebruikers.’
‍

Digitale rittenregistratie als startpunt‍

De relatie tussen Wageningen University & Research en Micpoint begon in 2015. ‘Op dat moment was Micpoint de enige partij die aanbood wat we nodig hadden.’ Inmiddels is het eigen wagenpark van 92 auto’s uitgerust met MyFMS, de telematica-oplossing van Micpoint. ‘We gebruiken naast de digitale rittenregistratie o.a. ook de koppeling met Microsoft Entra ID voor het beheren van gebruikers en hun betreffende WURcards, kalibratie en de rapportagemogelijkheden.’

De beheerders en gebruikers van de voertuigen hadden in het begin wat weerstand omtrent de regels voor de rittenregistratie. ‘Collega’s hadden het gevoel dat ze zich meer moesten verantwoorden en/of dat dit hen meer tijd zou kosten. We hebben vanuit Team Wagenparkbeheer uitgelegd wat het nut van de GPS-trackers en rittenregistratie is en zijn met elkaar in gesprek gegaan. Dat heeft goed gewerkt. Iedere beheerder neemt nu ook centraal contact op wanneer er vragen zijn en dat werkt erg prettig. In maart 2024, hebben we ook weer een bijeenkomst met het team om iedereen mee te nemen in de verbeteringen die zijn gedaan met Micpoint en welke ontwikkelingen er nog aan komen. ’
‍

Continu samen verbeteren‍

Vera Dasselaar van Wageningen University & Research is tevreden met hoe de samenwerking verloopt. ‘Het contact met Micpoint is ontzettend goed. Het is een organisatie die heel betrokken is met haar klanten. Samen met onze IT-afdeling heb ik maandelijks overleg met het team van Micpoint om te kijken hoe we de wagenparkprocessen verder kunnen verbeteren. De afgelopen tijd hebben we veel data opgeschoond en geherstructureerd. Samen kijken we continu hoe we nog efficiënter kunnen werken. Zo is er bijvoorbeeld pas een nieuwe feature ontwikkeld waarmee we het doel van de rit makkelijk aan de rapportage kunnen toevoegen. Ook werkt Micpoint samen met onze afdelingen Financiën en IT om de ritten die anoniem zijn effectiever, in één overzicht, uit het systeem te krijgen. Hierdoor kunnen we dit beter beheren en scheelt het tijd, omdat we geen handmatige rapportages meer hoeven te draaien en doorzoeken.’

De komende tijd blijven Wageningen University & Research en Micpoint onderzoeken welke verbeteringen er nog meer toegevoegd kunnen worden. Denk aan dat een gebruiker die de organisatie verlaat uit de systemen wordt gehaald en die data wordt gearchiveerd, het kunnen toevoegen en filteren van het projectnummer van de rit voor de doorbelasting van de ritten en het inzichtelijker maken van de sturingsinformatie zoals CO2-gegevens.

‍

‍